V zápisu a při samotném jednání zastupitelstva je třeba postupovat přiměřeně tak, aby mohlo být rozhodnutí v určité záležitosti považováno za dostatečně konkrétní, ale aby nebylo až příliš zasaženo do práv osob, kterých se rozhodnutí týká (např. dostatečná identifikace smluvní strany tak, aby nemohlo dojít k záměně). Pokud se zastupitelstvo rozhodne dokumenty obsahující citlivé údaje zveřejnit, musí potom tyto údaje vyškrtnout. Naopak ale, pokud do zápisu nahlíží občan obce, který tak uplatňuje své právo, musí mu být tento dokument předložen bez jakýchkoliv změn tak, jak byl vytvořen a podepsán.