Tato problematika je upravena § 12 odst. 1 občanského zákoníku, který stanoví, že písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy týkající se fyzické osoby nebo jejích projevů osobní povahy smějí být pořízeny nebo použity jen s jejím svolením. Odstavec 2 téhož ustanovení říká, že svolení není třeba, použijí-li se písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky nebo obrazové a zvukové záznamy k účelům úředním na základě zákona.
Obecně je tedy k pořizování záznamů nutný souhlas všech dotčených osob. Nicméně při pořizování záznamu za účelem vytvořit zápis ze zasedání lze argumentovat zmíněnou úřední licencí, která je obsažena ve zmiňovaném §12 odst. 2 občanského zákoníku a zastupitelstvo je tak k nahrávání zasedání oprávněno. I v tomto případě je ale nutné, aby takové použití nebylo v rozporu s oprávněnými zájmy fyzické osoby, proto je také při nejmenším vhodné, aby zastupitelstvo o svém záměru nahrávat zasedání dostatečně informovalo všechny přítomné osoby (vyvěšením upozornění v jednací místnosti nebo ústně před začátkem zasedání, případně toto může být součástí jednacího řádu).