Předpokladem možnosti požadovat úhradu nákladů je zveřejnění sazebníku úhrad za poskytování informace, přestože toto není zákonem explicitně zmíněno. Bez existence sazebníku (jehož zveřejnění ukládá § 5 odst. 1 písm. f) zákona o svobodném přístupu k informacím) totiž hrozí riziko nahodilého určování nákladů rozdílně u různých žadatelů. Pokud obec sazebník zveřejněn nemá, nelze vyloučit jeho zveřejnění „narychlo“ nejpozději souběžně s uplatněním požadavku na úhradu nákladů, jistě však bude vhodné jej zveřejnit alespoň pro případ dalších příchozích žádostí a min. pro vyhovění požadavku zákona.
Požadování úhrady nákladů zásadně předpokládá, že povinný subjekt má už informace pro žadatele shromážděné a připravené, neboť pouze tak může přesně vyčíslit své náklady na poskytnutí informace.